Gestione e archivazione Archivi

La gestione degli archivi, sia cartacei sia digitali, viene effettuata nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – GDPR) e delle linee guida nazionali sulla sicurezza delle informazioni.

Adottiamo un sistema di gestione della privacy strutturato, che prevede:

Trattamento conforme alle normative

• Analisi preventiva dei trattamenti e definizione delle basi giuridiche applicabili
• Adozione di policy interne e protocolli operativi per garantire la corretta manipolazione dei documenti
• Rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione

Sicurezza fisica e logica degli archivi

• Locali di archiviazione dotati di sistemi di controllo accessi, sorveglianza e protezione ambientale
• Gestione documentale con profili autorizzativi, autenticazione forte e tracciamento degli accessi
• Monitoraggio continuo e audit periodici sulla sicurezza del patrimonio documentale

Archiviazione digitale e protezione dei dati

• Conservazione digitale in ambienti certificati e ridondati, con crittografia dei dati a riposo e in transito
• Processi di digitalizzazione e gestione documentale conformi ai principi di privacy

Riservatezza e gestione controllata

• Personale qualificato e vincolato da accordi di riservatezza
• Procedure di consegna, consultazione e restituzione documenti completamente tracciate e registrate
• Eliminazione e distruzione dei documenti secondo protocolli certificati (cancellazione sicura dei dati digitali)

Gli archivi storici rappresentano un patrimonio documentario di inestimabile valore, non solo per la memoria culturale di un’organizzazione, ma anche per la sua funzione giuridica e amministrativa. La corretta gestione di questi archivi permette di preservare documenti che attestano diritti, relazioni, decisioni e attività svolte nel tempo, garantendo continuità istituzionale e la possibilità di ricostruire con precisione il percorso amministrativo di un ente o di un’azienda.

Il nostro servizio nasce per assicurare che questo patrimonio venga trattato con la massima attenzione scientifica e con metodi archivistici adeguati. Ogni fondo viene analizzato per ricostruirne l’ordine originale, individuando serie, fascicoli e relazioni interne che ne costituiscono il vincolo archivistico. Questo processo consente di preservare l’integrità logica e giuridica dei documenti, evitando dispersioni, discontinuità o interpretazioni distorte.

Prestiamo particolare cura alla descrizione e alla inventariazione, adottando standard internazionali che permettono di rendere i documenti chiari, consultabili e reperibili sia per finalità interne sia per richieste esterne, ricerche, verifiche e contenziosi. La rilevanza giuridica degli archivi storici, infatti, richiede che ogni documento mantenga la propria affidabilità e autenticità nel tempo, qualità indispensabili per essere riconosciuto come prova valida in caso di necessità.

Parallelamente, affianchiamo alla conservazione fisica tradizionale un’attenta attività di digitalizzazione e archiviazione digitale, studiata per migliorare l’accesso alle informazioni e garantirne la protezione a lungo termine. L’utilizzo di sistemi di conservazione digitale conformi ai modelli internazionali e alle normative nazionali consente di tutelare la leggibilità e la reperibilità dei documenti anche in prospettiva futura, accompagnando l’evoluzione tecnologica con migrazioni programmate e controlli periodici.

Ogni intervento sulla documentazione storica è svolto nel rispetto delle disposizioni sulla protezione dei dati personali, considerando che molti documenti, pur essendo storici, possono contenere informazioni sensibili che richiedono un trattamento prudente e regolamentato. Garantiamo quindi un equilibrio tra tutela della riservatezza, conservazione del patrimonio archivistico e valorizzazione della sua funzione pubblica e amministrativa.

Attraverso un approccio rigoroso ma flessibile, orientato sia alla salvaguardia fisica dei materiali sia alla loro comprensione, il nostro obiettivo è assicurarne la trasmissione alle generazioni future, mantenendo pienamente intatto il loro valore giuridico, amministrativo e storico.

La sicurezza dei locali destinati alla conservazione degli archivi è un elemento essenziale per garantire la protezione del patrimonio documentale, soprattutto quando si tratta di materiali storici o di documenti con valore giuridico e amministrativo. Gli ambienti sono progettati per mantenere condizioni ottimali e stabili, assicurando che ogni documento possa essere preservato nel lungo periodo senza rischi di deterioramento o perdita.

L’accesso alle aree archivistiche è rigidamente controllato: solo personale autorizzato può entrare, attraverso sistemi di autenticazione e registrazione che permettono di tracciare ogni movimento. A supporto di queste misure, è operativo un sistema avanzato di videosorveglianza, attivo 24 ore su 24, che monitora costantemente gli ambienti e consente di prevenire intrusioni, manomissioni o comportamenti non conformi alle procedure di sicurezza.

La protezione degli spazi è completata da sistemi antintrusione, sensori e protocolli interni che regolano l’accesso, la movimentazione e la consultazione dei documenti. Allo stesso modo, grande attenzione viene dedicata al controllo delle condizioni ambientali: temperatura, umidità e qualità dell’aria sono monitorate e mantenute entro valori ottimali per evitare degrado dei materiali cartacei, fotografici o digitali. I locali sono inoltre equipaggiati con sistemi antincendio idonei alla conservazione archivistica e dispositivi di rilevazione

Grazie a questo insieme coordinato di misure fisiche, tecnologiche e organizzative – tra cui la videosorveglianza costante – garantiamo un ambiente sicuro, controllato e conforme agli standard più elevati, assicurando la conservazione integra e protetta del patrimonio documentale affidato alla nostra cura.